Privacyverklaring

LET OP: concept, door Mark te controleren.

Mediation draait om vertrouwen. Dat geldt ook voor de manier waarop ik met je persoonsgegevens omga. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens DKM Mediation verwerkt, waarom, hoe lang ik ze bewaar en welke rechten je hebt. Ik houd me daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Wie is verantwoordelijk?

DKM Mediation is een handelsnaam van De Krosse Management BV, gevestigd aan de Pa Verkuijllaan 16, 1171 EE Badhoevedorp. De Krosse Management BV is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Vragen over privacy? Mail naar info@dkmmediation.com.

Welke gegevens verwerk ik, en waarom?

Als je contact opneemt via de website

Vul je het contactformulier in, dan ontvang ik je naam, e-mailadres, telefoonnummer en je vraag of bericht. Je aanvraag komt terecht in mijn eigen praktijksysteem. Ik gebruik deze gegevens om contact met je op te nemen, je vraag te beantwoorden en eventueel een kennismaking in te plannen. De grondslag is je verzoek om contact (stappen voorafgaand aan een overeenkomst) en mijn gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.

Als je een kennismaking inplant

Plan je via de website een afspraak in, dan verwerk ik je naam, contactgegevens en het gekozen moment om de afspraak te kunnen plannen en bevestigen.

Tijdens een mediation

Voor een mediation sluiten we een mediationovereenkomst. Om de mediation goed te kunnen uitvoeren, verwerk ik gegevens van de deelnemers, zoals:

• naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum;
• gegevens over jullie situatie, zoals burgerlijke staat, kinderen, woning, inkomen, vermogen, pensioen en (bij arbeidsmediation) het dienstverband;
• de documenten die jullie aanleveren en de stukken die ik opstel, zoals verslagen, het convenant, het ouderschapsplan of een vaststellingsovereenkomst;
• als dat nodig is voor de stukken die naar de rechtbank of een instantie gaan: het burgerservicenummer (BSN). Dat sla ik versleuteld op;
• soms gevoelige informatie die jullie zelf inbrengen, bijvoorbeeld over gezondheid. Die gebruik ik alleen voor zover dat nodig is voor de mediation.

De grondslag is de uitvoering van de mediationovereenkomst. Alles wat in de mediation wordt besproken, valt onder mijn geheimhoudingsplicht volgens het MfN-Mediationreglement.

LET OP: Mark, controleer of onderstaande alinea over gespreksopnames klopt met de werkwijze en of deze op de site moet. Zo niet, schrappen.

Opnames van gesprekken

Een gesprek wordt alleen opgenomen als alle deelnemers daar vooraf uitdrukkelijk toestemming voor geven, per gesprek, en pas nadat de mediationovereenkomst is ondertekend. Een opname dient alleen als geheugensteun voor de mediator bij het uitwerken van het gesprek. Opnames worden uiterlijk 7 dagen na het gesprek verwijderd; een uitwerking ervan wordt verwijderd zodra de inhoudelijke gesprekken zijn afgerond. Een opname is nooit een dossierstuk of bewijsstuk en wordt niet aan partijen verstrekt. Je kunt je toestemming altijd weigeren of intrekken.

Voor de administratie

Voor facturen en de boekhouding verwerk ik naam, adres, factuurgegevens en betalingen. Bij een toevoeging wissel ik de noodzakelijke gegevens uit met de Raad voor Rechtsbijstand. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke (fiscale) bewaarplicht.

Websitebezoek en cookies

De website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site goed te laten werken. Alleen als je daar via de cookiemelding toestemming voor geeft, gebruikt de website ook cookies van Google Analytics (om te meten hoe de site wordt gebruikt) en Google Ads (om advertenties te meten en relevanter te maken). Je kunt je toestemming op elk moment intrekken of aanpassen via de cookie-instellingen op de website. Ook kun je cookies via de instellingen van je browser blokkeren of verwijderen.

Met wie deel ik gegevens?

Ik verkoop je gegevens nooit en deel ze alleen als dat nodig is:

• Met de andere deelnemers aan de mediation, voor zover dat bij de mediation hoort. Bij arbeidsmediation hebben werkgever en werknemer geen inzage in elkaars dossier.
• Met de advocaat die bij een echtscheiding de stukken controleert en bij de rechtbank indient, en met andere deskundigen (zoals een financieel adviseur), alleen met jullie toestemming.
• Met de Raad voor Rechtsbijstand, als er een toevoeging is.
• Met dienstverleners die mij ondersteunen (verwerkers), zoals de hosting van het praktijksysteem en de website, e-mail, digitale ondertekening en de boekhouding. Met hen heb ik afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding.
• Met de zaakwaarnemer uit de calamiteitenregeling, alleen als mij iets overkomt en lopende mediations moeten worden overgedragen of afgezegd.
• Als de wet dat verplicht.

Waar worden de gegevens opgeslagen?

Dossiers en documenten worden opgeslagen in de Europese Unie. Alleen ik (en bij een co-mediation de betrokken collega-mediator) heb toegang tot jullie dossier. Deelnemers krijgen via een beveiligd cliëntportaal toegang tot de stukken die voor hen bestemd zijn. Toegangslinks verlopen en kunnen worden ingetrokken.

Bij Google Analytics en Google Ads kunnen gegevens buiten de EU worden verwerkt, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen na je toestemming en met de waarborgen die de AVG voorschrijft.

Hoe lang bewaar ik gegevens?

• Mediationdossier: 20 jaar na afronding van de mediation. Afspraken uit een mediation, zoals een convenant of ouderschapsplan, kunnen jaren later nog van belang zijn.
• Administratie (facturen en boekhouding): 7 jaar, vanwege de wettelijke bewaarplicht.
• Overige contactgegevens (bijvoorbeeld een aanvraag via het contactformulier waaruit geen mediation volgt): 1 jaar na het laatste contact.
• Cookies: zolang als in de cookie-instellingen staat aangegeven.

Daarna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegd gebruik. Denk aan versleutelde verbindingen, versleutelde opslag van gevoelige gegevens zoals het BSN, sterke toegangsbeveiliging en opslag in de EU.

Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen, voor zover ik ze niet wettelijk of op grond van de mediationovereenkomst moet bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• je toestemming in te trekken, bijvoorbeeld voor cookies of een gespreksopname.

Stuur je verzoek naar info@dkmmediation.com. Ik reageer binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kan ik je vragen je te identificeren. Let op: de geheimhouding van de mediation en de privacy van de andere deelnemers kunnen een grens stellen aan wat ik kan verstrekken.

Een klacht?

Ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga, laat het me dan weten via info@dkmmediation.com. Komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Ik kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als mijn werkwijze of de wet verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.